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2020年7月 6日 (月)

日常業務としての内部監査の有効性(№5429)

アイソス 特集 内部監査が変わらなきゃ!
「内部監査が変わらなきゃ!」(ISOS2019年11月号より)

Part 2

日常業務としての内部監査の有効性
内部監査機能が持続的発展の鍵
執筆/株式会社トーホー 前代表取締役社長 樋口 哲郎

1.組織の概要
 既設の土木・建築構造物の耐震を含む補修・補強工事及び電気設備工事や親会社の維持修繕設備工事を営む総員17名ほどの専門工事会社です。県、市の橋梁、トンネルの耐震補強や補修工事並びに公共建築物の電機設備などの改修工を元請として落札し、協力会社の手を借りて完成させています。

2.内部監査の取組み
 当社のISOの取り組みは極力,業務の実態に合わせ,業務と規格要求が適合するシステムにまとめています。これは導入時の社員の抵抗感を緩和し、普段の業務がうまく回っていれば、それが規格の要求を満たすものであり, ISO運用する上でより規格を理解しやすくするとコンサルタントから指導を受けたからです。

 内部監査について規格では、「頻度,方法、責任感も計画要求事項及び報告を含む監査プログラムの計画、確立、実施及び維持、監査プログラムは、関連するプロセスの重要性、組織に影響を及ぼす変更、及び前回までの監査の結果を考慮に入れなければならない」と規定されていますが、当社では日常業務の中で監査機能を有している会議体や現場品質・環境・安全パトロール(以下現場パトロール)活動を有効に活用し、タイムリーなレビューによる速やかなアウトプットが出来るような監査を想定しました。

 年1回、審査前に準備し、ISO認証の維持だけのための内部監査では有効な運用とは思えず、監査の形骸化も否めません。

具体的には以下のプログラムを実施しています。
(1)管理責任者、経営者の監査
 1)2月の取締役会
 2)4月の幹部会議
 3)5月の取締役会
 4)4四半期ごとの取締役会
(2)製品の品質及び環境活動についての監査
 1)定常業務監査
 2)工事現場監査

3.内部監査の成果
 ISOにおける内部監査が機能するかどうかが運用組織の強化と持続的発展の鍵であると言っても過言ではありません。当社のような小規模組織では経営者の取り組み意欲に関わっており、会議体や現場パトロールでの経営者自らの監査行動が必要と考えています。
 顧客要求事項や法的その他の要求事項を確実に担保し、組織の目標を計画通り達成するため、内部監査機能を有する業務の中で常に「リスクと機会」に向き合い、速やかに修正、是正、予防処置を講じながらマネジメントすることがISO活動の本質ではないかと考えます。

 

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